Kirkens privatlivspolitik

Tønder Frikirke

Beskyttelse af medlemmernes personlige oplysninger

1. Introduktion

For at imødekomme Europærisk lov vedrørende databeskyttelse ikrafttrædende 25 maj 2018-05-19 offentliggøre vi vores politik omkring dette, for at gøre det mere transparent og synligt for folk der ønsker at have indblik i vores måde at håndterer dette på.

Tønder Frikirke værdsætter medlemmernes tillid og ønsker at beskytte deres personlige oplysninger. Formålet med denne meddelelse om beskyttelse af medlemmers personlige oplysninger fra Tønder Frikirke (“Meddelelsen”) er at give dig oplysninger om, hvilke personlige oplysninger vi indsamler, bruger, overfører, deler, og hvorfor. Dette omfatter personlige oplysninger om nuværende og tidligere medlemmer.

2. Hvilke oplysninger om dig, indsamler, bruger, overfører og deler vi. hvordan og hvorfor?

I forbindelse med dit medlemskab af Tønder Frikirke, kan kirkens ledelse indsamle personlige oplysninger om dig, din ægtefælle, registrerede samlever/partner. Vi betegner disse oplysninger som “Personlige oplysninger”.

For specifikke oplysninger om, hvilke Personlige oplysninger om dig Tønder Frikirke muligvis indsamler, bruger, overfører og deler, og med hvilket formål de eventuelt indsamles, bruges, overføres eller deles, henvises der til slutningen af denne Meddelelse.

Tønder Frikirke bruger ikke Personlige oplysninger til formål, som er uforenelige med dem, der er beskrevet i denne Meddelelse, medmindre det kræves eller er tilladt i henhold til loven, er godkendt af dig, eller det er meget vigtigt for at værne om dine interesser (f.eks. i en medicinsk nødsituation).

Vi indsamler og behandler Personlige oplysninger, når det er:

–       Påkrævet i henhold til gældende lovgivning
–       Nødvendigt for at overholde eventuel tiendekontrakt
–       Nødvendigt for at beskytte en persons vigtige interesser eller
–       Vi har en specifik legitim interesse i at gøre det.

Vi har en berettiget interesse i at indsamle og behandle Personlige oplysninger, for eksempel for at:

(1) sørge for, at vores netværk og informationer er sikre
(2) administrere og generelt drive Tønder Frikirke og
(3) forhindre svig.

Hvis ingen af disse grunde er gældende, er din beslutning om at levere Personlige oplysninger til Tønder Frikirke frivillig, og vi behandler sådanne oplysninger med dit samtykke, som du til enhver tid kan trække tilbage. Men hvis du ikke afgiver visse oplysninger, kan Tønder Frikirke muligvis ikke opfylde nogle af de formål, der er beskrevet i denne Meddelelse.

3. Overførsel og fælles brug af Personlige oplysninger

Adgang til Personlige oplysninger inden for Tønder Frikirke vil være begrænset til dem, der har behov for at kende oplysningerne til de formål, der er beskrevet i denne Meddelelse og kan omfatte kirkens ledelse og dem de udpeger, nøglepersoner inden for de respektive områder i kirken, Mødeværter, Køkken, Teknik, Børn / Unge, Praktisk arbejde og Nadver Tjenesten. Generelt har alle medlemmer afTønder Frikirke adgang til dine private kontaktoplysninger såsom navn, adresse, telefonnummer & din e-mail-adresse.

Fra tid til anden kan det være nødvendigt for Tønder Frikirke at stille Personlige oplysninger til rådighed for ikke-forbundne parter, såsom tjenesteydere, der ikke er en del af Tønder Frikirke. For en liste over kategorier af ikke-forbundne parter henvises der til slutningen af denne Meddelelse. Ikke-forbundne tjenesteudbydere og professionelle rådgivere er af Tønder Frikirke forpligtet til at beskytte Personlige oplysningers fortrolighed og sikkerhed, og de må kun bruge personlige oplysninger til levering af tjenester til Tønder Frikirke i overensstemmelse med gældende lovgivning.

4. Sikkerhed

Tønder Frikirke træffer passende foranstaltninger til beskyttelse af Personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende lovgivning om beskyttelse af Personlige oplysninger og databeskyttelse. Fysisk og elektronisk adgang til Personlige oplysninger skal godkendes og være i overensstemmelse med Tønder Frikirkes politik og standarder for beskyttelse af personlige oplysninger og informationssikkerhed.

5. Dataintegritet og opbevaring

Tønder Frikirke vil tage rimelige skridt for at sikre, at de behandlede Personlige oplysninger er pålidelige, nøjagtige og komplette til gennemførelse af de formål, der
er beskrevet i denne Meddelelse. Personlige oplysninger vil blive opbevaret så længe, som det er nødvendig for at opfylde de formål, der er beskrevet i denne Meddelelse, medmindre en længere opbevaringsperiode kræves eller er tilladt i henhold til loven.

6. Anmodninger om adgang eller korrektion samt spørgsmål og klager

Kontakt venligst Kirkens ledelse, hvis du har spørgsmål eller bekymringer om, hvordan Tønder Frikirke behandler personlige oplysninger, hvis du ønsker at få adgang til, rette, skjule eller slette personlige oplysninger om dig eller anmode om, at vi ophører med at bruge dem som tilladt i henhold til gældende lov, eller hvis du ønsker at anmode om en kopi af dine Personlige oplysninger.
*Bemærk, at visse Personlige oplysninger kan være undtaget fra disse anmodninger i henhold til gældende love og bestemmelser.

7. Medlemmernes forpligtelser

Hold Personlige oplysninger ajour og informer ledelsen om væsentlige ændringer af dine Personlige oplysninger. Du accepterer endvidere at overholdeTønder Frikirke’s politikker, standarder og procedurer, når du håndterer Personlige oplysninger, som du har adgang til i forbindelse med dit forhold til Tønder Frikirke. I særdeleshed vil du ikke tilgå eller bruge Personlige oplysninger til andre formål end i forbindelse med og i det omfang det er nødvendigt for dit arbejde med Tønder Frikirke. Du forstår, at disse forpligtelser fortsat gælder efter eventuel flytning / udmeldelse af Tønder Frikirke.

Klager

Du har til enhver tid ret til at indgive en klage til en kompetent tilsynsmyndighed.

 


Bekræftelse og samtykke

I nogle tilfælde vil det være nødvendigt at skulle underskrive en samtykkeerklæring i forbindelse med tilgang til persondata eller brug af billeder, Til det formål vil der blive udleveret en samtykkeerklæring i kirken som vil indeholde dette.

Jeg anerkender, at visse Personlige oplysninger i henhold til gældende lovgivning kan indsamles, anvendes eller afsløres uden mit samtykke, og at Tønder Frikirkeforbeholder sig ret til at udføre den pågældende aktivitet, når det er relevant.

Jeg forstår også, at der kan være nogle specifikke situationer, hvor jeg skal give samtykke, og med henblik på disse situationer har jeg læst og udtrykkeligt accepteret hvad der står og er beskrevet i denne bekendtgørelse omhandlende vores politik til beskyttelse af persondata.

Konkret grund til underskrift hvis det afviger fra ovenstående:

____________________________________________________

____________________________________________________

 

_______________________   _______    __________________
Tilladelsegivers navn                Dato          Underskrift

 

Ved tilladelse til brug af billeder på hjemmeside og på Facebook.

___ Jeg godkender at følgende billeder må bruges på hjemmeside og Facebook til jeg ikke længere ønsker det, eller at det bliver udskiftet med noget nyt. Jeg giver ikke tilladelse til at det kan bruges andre steder end her angivet.

___ Jeg godkender at følgende billeder må bruges i kirkens favør i tryksager, på hjemmeside og facebook så længe dette er relevant og jeg samtykker i dette, ellers er det til enhver tid min ret at kræve billedet fjernet.

Billedenummer / navn eller fra dato ved flere billeder:

 

 

Må bruges i forbindelse med:

 

 

 


 

Typer af Personlige oplysninger, som vi kan indsamle, bruge, overføre og dele:

  • Personlig information: Navn, e-mail, telefonnumre, fysisk adresse, køn, fødselsdato, CPR-nummer, civilstand/status mht. Ægtefælle, registreret partnerskab og samlevere
  • Billeder & videoer taget i kirken eller i kirkelige sammenhæng: I kirken tages der jævnligt billeder af situationer eller mennesker, ingen af disse billeder vil blive brugt til noget kommersielt, uden der er givet en ekstra tilladelse fra denne person / personerne på de billeder der ønskes brugt. Billederne vil aldrig blive blive solgt eller delt med tredjepart, såsom presse eller på anden vis blive brugt i det offentlige rum, med mindre der ligger en underskrevet aftale om brug af de konkrete billeder til den konkrete situation. Inden for kirkens rammer vil brug af billeder forekomme internt, men aldrig uden samtykke med involverede personer.Brug af billeder på hjemmesiden og på Facebook sker efter mundtlig aftale med involverede personer, da det ofte er i nuet de skal bruges. Brug af billederne skal dog følges op med en skriftelig aftale hurtigst muligt. Hvis nogen tager private billeder og deler dem på Facebook eller andre online medier privat, vil vi som kirke ikke blandes op i, eller stå til ansvar for dette. Private billeder og optagelser kan dog blive brugt i kirkens tjeneste, men vil da blive betragtet som kirkens materiale og blive behandlet der efter. Ændres der mening om en indgået aftale om brug af medier på hjemmeside eller Facebook, vil billederne straks blive fjernet og slettet.Situations billeder af større forsamlinger og grupper, vil ikke være personlige og bliver derfor brugt uden samtykke fra alle involverede på billederne. Formålet her er ikke visning af bestemte personer med visning af en handling. “Datatilsynet sondrer mellem situationsbilleder og portrætbilleder. I situationsbilleder er det en aktivitet eller situation, der er formålet med billedet i modsætning til portrætbilleder, hvor formålet er at afbilde en eller flere personer. Datatilsynet har oplyst, at situationsbilleder kan offentliggøres uden samtykke fra en person, men billederne skal således være harmløse.”

     

  • Optagelse af Gudstjenesternes prædikener: Det bestræbes at optage alle prædikener og udgive dem på vores hjemmeside i form af MP3. Dette gøres for at give folk der har været forhindret i at deltage i Gudstjenesten, mulighed for at høre budskabet tiltrods fraværet. Disse udgivelser bliver aldrig udgivet uden at der er givet sammentykke fra den prædikant der prædiker. Skulle der ændres mening fra prædikandtens side, eller der kommer andre invendinger mod udgivelsen, vil den straks blive fjernet fra hjemmesiden. Optagelser der er optaget i kirken vil blive gemt på computeren i kirken og på kirkens lejede webserver hos one.com. udgivelserne på hjemmesiden vil blive fjernet løbende, for at holde plads til nyere optagelser.  Kirkens computer er adgangsbeskyttet med kode som ikke deles i kirken eller andre steder. Kun teknikkerene i kirken har adgang til computerens adgangs beskyttede materiale.
  • System- og applikationsadgangsdata: Oplysninger, der kræves for at få adgang til kirkens it og applikationer såsom system- eller bruger-ID, netværks-ID, e-mail-konto, systemadgangskoder, medarbejderstatus / historik, medlemsstatus / historik, tidligere foreningsoplysninger og elektronisk indhold, der er produceret ved hjælp af Tønder Frikirkes systemer og software.
  • Følsomme oplysninger: Vi indsamler ikke nogen former for følsomme oplysninger om nogen i Tønder Frikirke. Hvad der i fortrolighed måtte blive fortalt, vil forblive mundtligt fortroligt og ikke nedskrevet. Vi kan forsikre om, at vi, som beskrevet i det følgende afsnit, kun vil bruge følsomme oplysninger til følgende formål og som fastsat i loven.

De formål, med henblik på hvilke vi kan indsamle, bruge, overføre og dele Personlige oplysninger:

  • Administration af hjælpere i kirken: Tilmelding til kurser / uddannelses forløb, vurderinger, evaluering af præstationer, bemanding (evt. forestander / præst) og planlægning om efterfølger, genansættelse, administration af lønninger, administration og kontrol af betalinger samt andre belønninger såsom bonus, levering af andre kontraktlige fordele, udførelse af arbejdsstyrkeanalyse og -planlægning, udførelse af medarbejderundersøgelser, udførelse af baggrundskontrol, behandling af disciplinære forhold, klager og opsigelser, organisering af rejser, administration af udgifter og refusioner, planlægning og overvågning af uddannelseskrav samt færdigheder samt oprettelse og vedligeholdelse af et eller flere interne medarbejder / medlemskataloger.
  • Kommunikation, faciliteter og nødsituationer: Formidling af kommunikationen med dig, sikring af kirkens kontinuitet og krisestyring, levering af referencer, beskyttelse af sundhed og sikkerhed for medlemmer og
    andre personer som gæster kirken, sikring og vedligeholdelse af IT-infrastruktur, kontorudstyr, faciliteter og anden ejendom, formidling af kommunikationen med dig og dine udpegede kontaktpersoner i en nødsituation.
  • Tønder Frikirkes drift: Drift og styring af IT, kommunikationssystemer og faciliteter, styring af produkt- og serviceudvikling, PR og bonusprogrammer, forbedring af produkter og tjenester, administration af Tønder Frikirkes aktiver, tildeling af Tønder Frikirkes aktiver og menneskelige ressourcer, strategisk planlægning, projektledelse, kirkens kontinuitet, kompilering af revisionsspor og andre rapporteringsværktøjer, vedligeholdelse af optegnelser vedrørende forretningsaktiviteter, budgettering, økonomistyring, rapportering & kommunikation.
  • Overholdelse: Overholdelse af juridiske og andre krav, der gælder for Tønder Frikirke som f.eks. registrerings- og rapporteringsforpligtelser, gennemførelse af revisioner, overholdelse af offentlige inspektioner og andre anmodninger fra regeringen eller andre offentlige myndigheder, reaktion på retslige processer såsom klager, retsforfølgelse og retsmidler, forsvar i retssager og håndtering af interne klager eller krav, gennemførelse af undersøgelser, herunder medlemsrapportering af påstande om forseelser mod Dansk lovgivning.

Kategorier af ikke-forbundne parter med hvem Tønder Frikirke kan dele Personlige oplysninger:

  • Professionelle rådgivere: Bogholdere, revisorer, advokater, forsikringsselskaber, bankfolk og andre eksterne professionelle rådgivere.
  • Tjenesteudbydere: Virksomheder, der leverer produkter og tjenester til Tønder Frikirke såsom løn, pension, ydelser, evaluering af præstationer, uddannelse, omkostningsstyring, IT-systemleverandører og support.
  • Offentlige og statslige myndigheder: Enheder, der regulerer eller har jurisdiktion over Tønder Frikirke såsom regulerende myndigheder, retshåndhævende myndigheder, offentlige organer og retslige organer.
  • Virksomhedsmæssig overførsel: En tredjepart i forbindelse med enhver foreslået eller faktisk omorganisering, fusion, salg, joint venture, overdragelse, overførsel eller anden disposition af hele eller en del af Tønder Frikirkes aktiver eller aktier (herunder i forbindelse med konkurs eller lignende).